AES veri politikası, kültürel miras araştırmasının yalnız metin üretimi olarak değil; kimlikleri, kaynakları, kanıtları, ilişkileri, zaman/coğrafya kapsamını ve sürüm geçmişini birlikte taşıyan yapılandırılmış bir bilgi sistemi olarak yönetilmesini öngörür. Amaç, verinin bulunabilir, açıklanabilir, yeniden değerlendirilebilir ve bilimsel olarak izlenebilir olmasıdır.
Veri katmanları
AES; varlık (el sanatı, usta, motif, eser, sergi, atölye, yayın, yer, teknik, malzeme vb.), taksonomi/terminoloji, ilişki, Claim/iddia, Evidence/kanıt, kaynak, korpus/occurrence, coğrafya ve zaman, medya, çeviri ve provenance/sürüm verilerini ayrı fakat bağlantılı katmanlar olarak tutar. Bir katmandaki sınıflandırma diğer katmanlarda otomatik tarihsel, coğrafi veya kültürel sonuç üretmez.
Kalıcı kimlikler ve sürüm
AES varlıklarına mümkün olduğunca değişmeyen, insan tarafından okunabilir veya sistem tarafından çözümlenebilir kalıcı kimlikler atanır. Başlık, ad veya sınıflandırma zamanla değişse bile varlığın AES kimliği korunur. Import işlemleri, önemli veri değişiklikleri ve düzeltmeler sürüm/provenance kaydıyla ilişkilendirilir.
Kaynak ve kanıt bağlantısı
Özellikle köken, anlam, aidiyet, tarihsel yayılım, usta-çırak ilişkisi veya kültürel aktarım gibi yorum gerektiren veriler doğrudan “gerçek” alanına yazılmak yerine kaynak ve kanıt bağlamı taşıyan Claim kayıtlarıyla desteklenir. Aynı konuda birbiriyle çelişen akademik görüşler ayrı iddialar olarak saklanabilir.
Terminoloji ve çokdillilik
AES’te kavram ile o kavramı ifade eden kelime/etiket ayrılır. Bir kavramın Türkçe, Azerbaycan Türkçesi, Kazakça, Kırgızca, Özbekçe, Türkmence, Uygurca, Tatarca ve diğer araştırma dillerindeki karşılıkları; yazı sistemi, transliterasyon, tercih edilen/ad alternatif/tarihsel/yerel etiket statüsü ve kaynak bilgisiyle tutulabilir. Benzer yazılan iki terim otomatik olarak aynı kavram kabul edilmez.
Coğrafya ve zaman
Coğrafi bir bağ, taksonomi üyeliğinden türetilmez. “Doğum yeri”, “üretim yeri”, “öğrenim/aktarım yeri”, “belgelenmiş kullanım”, “müze koleksiyonu”, “tarihsel yayılım” gibi farklı ilişki türleri ayrı tutulur. Zaman aralığı veya dönem belirsizse belirsizlik kaydedilir; günümüz dağılımından tarihsel köken sonucu çıkarılmaz.
Veri kalitesi ve statüler
Kayıtlar taslak, incelemede, doğrulanmış, tartışmalı, eksik kanıtlı veya güncelleme bekliyor gibi araştırma statüleri taşıyabilir. Eksik veri boşluğu gizlenmez; “bilinmiyor”, “kaynak bulunamadı” veya “araştırma gerekli” gibi durumlar sistematik olarak işaretlenebilir. Gözlemevi bu boşlukları yeni araştırma sorularına dönüştürebilir.
FAIR, provenance ve birlikte çalışabilirlik
AES veri mimarisi; FAIR ilkelerindeki bulunabilirlik, erişilebilirlik, birlikte çalışabilirlik ve yeniden kullanılabilirlik hedeflerinden; W3C PROV ailesinin provenance yaklaşımından; çokdilli kavram yönetiminde SKOS modelinden ve kültürel miras ilişkilerinde CIDOC CRM/ISO 21127:2023 gibi uluslararası modellerden yararlanır. AES’in kendi veri modeli bu standartların birebir kopyası değildir; alanın ihtiyaçlarına göre uyarlanan bir uygulama profilidir.
Açıklık ve erişim düzeyleri
Her verinin aynı açıklık düzeyinde olması gerekmez. Kamuya açık araştırma metni, lisanslı medya, kısıtlı kültürel bilgi, kişisel iletişim verisi veya telif nedeniyle yalnız metadata düzeyinde gösterilen materyal farklı erişim politikalarına tabi olabilir. Bir veri seti dışa açıldığında lisans, kapsam, tarih, sürüm, kaynak/provenance ve kullanım kısıtları birlikte sağlanmalıdır.
Kişisel ve hassas veriler
Araştırma verisinin açık olması hedefi kişisel verinin sınırsız açık olması anlamına gelmez. Yaşayan ustalara ilişkin araştırma verilerinde Gizlilik ve KVKK politikası; topluluklar bakımından Kültürel Hassasiyet İlkeleri uygulanır.